Secrétariat

Missions

Assistant de direction

• Assister le cadre dirigeant dans l’organisation quotidienne de son travail ;
• Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions ;
• Assurer l’accueil physique et téléphonique ;
• Assurer l’interface avec l’interne et l’externe ;
• Traiter des dossiers ponctuels ;
• Suivre le courrier personnel et les affaires réservées ;
• Encadrer et animer une équipe.

Assistant administratif

• Préparer, traiter et suivre les dossiers administratifs ;
• Classer et archiver ;
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière) ;
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports), les reproduire et les diffuser ;
• Assurer la logistique des réunions, séminaires, colloques ;
• Entretenir des relations avec les partenaires.

Secrétaire

• Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
• Gérer la réception, la diffusion et le traitement des courriels
• Assurer la frappe, la relecture, la mise en forme et la valorisation des supports écrits ;
• Gérer le ou les agendas et contrôler les échéances ;
• Assurer le soutien logistique de l’activité du service ;
• Gérer des dossiers spécifiques en lien avec l’activité du service.